El lunes te di 8 consejos para ahorrar y hoy te voy a enseñar cómo controlo mis finanzas usando una hoja de cálculo muy sencilla. Como te conté, la finalidad de esta herramienta no es más que realizar un análisis de nuestros gastos para poder detectar ciertos patrones que nos permitan corregir hábitos y estar prevenidos ante los posibles gastos que están por venir. Es algo muy básico, pero ayuda un montón a que no se nos escape ni la primera.
El archivo tiene tres pestañas principales, que paso a explicarte a continuación.
1 | PRINCIPAL
Esta es la pestaña que uso a diario y que está dedicada al mes en curso. En ella llevo un registro de los ingresos y los gastos de dicho mes. No todos los meses manejo los mismos conceptos, así que voy cambiando lo que está en cursiva en función de las necesidades. He marcado en amarillo las casillas en las que introduzco cifras; el resto son operaciones que hace la hoja de manera automática.
Cada vez que acaba el mes, vuelco estos datos en las otras dos pestañas, como te explicaré dentro de un momento. Después de eso, los borro de esta tabla y la dejo en blanco para llevar las cuentas del mes siguiente.
2 | GASTOS
Esta otra pestaña está dedicada al año en curso y la visito sólo al finalizar el mes. En ella anoto, como te acabo de decir, las cifras correspondientes a cada concepto de gasto en la columna del mes que corresponda, añadiendo tantas filas como conceptos vaya manejando a lo largo del año.
Es sin duda la pestaña clave para poder analizar nuestras cuentas, pero debemos ser constantes durante al menos un año para ser capaces de ver un patrón de gasto y no sólo cifras sin ton ni son. Podremos saber cuánto gastamos al mes entre todas las partidas (total mes), cuánto gastamos al año en cada partida (total concepto), cuánto gastamos al año en total (total año), cuánto gastamos de media al mes en cada partida (media concepto mes) y cuánto gastamos de media al mes entre todas las partidas (media total mes). Suena super lioso, pero si estás prestando atención a las tablas sé que me entenderás.
De esta pestaña podemos sacar conclusiones super interesantes. Puede que nos demos cuenta de que en septiembre se nos juntan un montón de cumpleaños y se nos va mucho dinero en regalos. Quizás nos pierde la moda de verano y en esos meses gastamos una suma importante en ropa. O simplemente nos damos cuenta de que al final del año hemos despilfarrado una cantidad absurda en transporte no necesario. Yo qué sé, son ejemplos inventados, pero te aseguro que nuestros gastos siguen un patrón que se repite año tras año… A no ser que hagamos un esfuerzo por cambiarlo. Y en caso de no querer o poder hacerlo, al menos podremos ser precavidos sabiendo que en cierto mes debemos cortarnos con los caprichos porque ya bastantes gastos vamos a tener.
Del mismo modo, aunque no es mi caso, si no tienes unos ingresos más o menos fijos todos los meses puedes hacer una tabla análoga con ellos. Te servirá para calcular una media de ingresos mensuales y establecer un tope máximo de gasto. También adivinarás ciertos patrones: meses en los que tienes más trabajo de lo normal y meses más duros en los que apenas llegas a cubrir gastos.
3 | AHORROS
Esta hoja es una chorrada y hasta cierto punto prescindible, pero la verdad es que a mí me mola ver todo lo que he sido capaz de ahorrar con el tiempo.
Como te decía más arriba, al acabar el mes anoto la cifra del balance en esta tabla. Evidentemente, si el balance es pérdida, la cifra aparecerá en negativo; puedes darle más dramatismo al asunto utilizando colores para el texto o las celdas: un buen rojo nunca falla. De manera automática se va calculando el balance anual.
Cuando llevemos varios años utilizando esta hoja de cálculo, podremos anotar las cifras en esta otra tabla super básica cuya función es la misma: animarnos a seguir.
¡Ya ves que en realidad mi método no tiene mucha ciencia!
Puedes descargar aquí el archivo de Excel y empezar a poner orden en tus cuentas.
Por supuesto, a mayores de las tres pestañas básicas de las que te he hablado, puedes añadir otras que creas que te resultarían útiles. Por ejemplo, a mí me gusta echar cuentas de lo que gasto en mis viajes: desplazamiento, alojamiento, comida, entradas, souvenirs, etc. Lo hago un poco por friqui y otro poco porque me ayuda a hacerme una idea de cuánto me costarían otros posibles viajes. También hago anotaciones y tengo mis propios códigos de color. Lo importante es que configures tu hoja de cálculo de manera que se adapte a lo que tú necesitas y te resulte cómoda e intuitiva.
Por ejemplo, si quieres tener más presente el ahorro que vas sumando cada vez que decides no gastar, o gastar mejor, puedes añadir una tabla en la que anotes lo que habrías gastado de haber seguido con tus antiguos hábitos. Cada vez que vayas al súper, anotas lo que habrías gastado en una compra normal de las tuyas. Cada vez que te cortes el pelo en casa, anotas lo que habrías gastado en la peluquería. Y así con todo.
Si estás pensando lo que imagino que estás pensando (“Menudo rollo tener que encender el ordenador cada dos por tres para introducir datos en un archivo de Excel”), te aconsejo que hagas lo mismo que yo: tener una nota en el móvil con una lista de las partidas de ingreso y gasto más típicas en tu día a día, en la que vayas sumando cada cifra nueva al momento. Una vez a la semana, por ejemplo, puedes volcar los datos de esa nota en la hoja de cálculo.
Y esto sería todo. Espero no haberte aburrido con tanta tabla, tanto total y tanta media. Si algo no ha quedado bien explicado, no dudes en escribirme y preguntarme lo que quieras.
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